ナレッジ準備状況を確認する
この操作ができる人：組織管理者ナレッジマネージャー
文字起こし
- 技術者が文書を使う前に、ナレッジ準備状況が問題を確認します。
- 製品ファミリーごとに利用可能な資料の数が表示されます。
- 各指摘事項に文書と問題点が示されます。ここでは同じマニュアルが2回アップロードされています。
- コピーを統合して1つを残します。もう一方は「置き換え済み」になります。
- 対応不要な指摘事項は、メモを付けて「対応不要」にし、理由を記録に残します。
- 人の判断が要るときは、専門家レビューに回します。
- 分析は、アップロードや変更のたびに自動で再実行されます。
ナレッジ準備状況は、技術資料のナレッジが信頼される前に、資料に問題がないかを確認します。概要には、分析済みの資料、利用可能な資料、人による確認が必要な資料の数が表示されます。製品ファミリー別の準備状況には、同じ内容が製品ファミリーごとに表示されます。外部パートナーを除くすべてのメンバーが閲覧でき、管理者とナレッジマネージャーが指摘事項に対応します。
検出される問題
Section titled “検出される問題”| 指摘事項 | 意味 |
|---|---|
| 重複ファイル | 同じファイルが複数回アップロードされています。 |
| 読み取れない文書、未対応のファイル内容、低品質のスキャン | ServLoreがファイルを十分に読み取れませんでした。 |
| バージョン情報の欠落、日付の欠落 | 版の記載がないマニュアルや、日付のない文書です。 |
| 製品の紐付けが不明、あいまいな機種参照、不明な機種コード | 文書の対象機械がはっきりしないか、カタログにない機種が記載されています。 |
| リビジョン範囲の欠落 | 機種に複数のリビジョンがあるのに、文書にどのリビジョンが対象かが記載されていません。 |
| 廃止の可能性、文書タイトルの不一致 | より新しい資料が、この資料を置き換えているようです。 |
- メニューからナレッジ準備状況を開きます。
- 種類別の未解決の問題で種類を選択するか、一覧の上のフィルターを使います。
- 各指摘事項に、次のように対応します。
- 統合は、重複する2つのファイルのうち一方を残し、もう一方を置き換え済みにします。
- 機種を割り当ては、機種が不明な文書に機種を設定します。
- 解決は修正済みの指摘事項を、対応不要にするは対応が不要な指摘事項を、それぞれメモを付けて閉じます。
- 専門家レビューは、資料を「異議あり」としてマークし、検証で専門家に提示します。
- 分析は、アップロードや変更のたびに自動で再実行されます。分析を実行を選択すると、すぐに開始されます。
知っておきたいこと
Section titled “知っておきたいこと”- 解決済みにした指摘事項は、原因が残っていれば再び表示されます。対応不要にした指摘事項は、対応不要のままです。
- 新しい指摘事項が見つかると、ナレッジマネージャーに通知されます。